INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER GLI INQUILINI – CONTRATTO DI LOCAZIONE 

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER GLI INQUILINI – CONTRATTO DI LOCAZIONE 

REDO SGR S.p.A. (“REDO””), in qualità di società di gestione del risparmio che gestisce il fondo proprietario dell’unità immobiliare da Lei presa in locazione, potrà trattare alcune informazioni (“Dati Personali”) su di Lei ovvero su altri soggetti (e.g. coniugi e/o figli) che con Lei condivideranno l’unità abitativa (“Interessati”).

Gli stessi dati potranno essere trattati da Fondazione Housing Sociale (“FHS” – collettivamente, assieme a REDO, i “Contitolari” e “noi”, “nostri/a/i/e”), in quanto partner di REDO nei progetti di housing sociale.

Nella presente informativa (“Informativa”), resa ai sensi dell’art. 13 e 14 Regolamento (UE) 2016/679 Generale sulla Protezione dei Dati Personali (“GDPR”), sono descritti i trattamenti dei Dati Personali effettuati da REDO e da FHS nelle vesti di contitolari del trattamento.

1. Titolare del Trattamento

Con riferimento ai trattamenti presi in considerazione dalla presente Informativa, i soggetti che si trovano a determinare congiuntamente i mezzi e le finalità degli stessi, agendo quindi come contitolari del trattamento ai sensi dell’art. 26 del GDPR, sono i seguenti:

• REDO SGR S.p.A., con sede legale in Viale Vittorio Veneto 2, CAP 20124, Milano (MI).
• Fondazione Housing Sociale, con sedere legale in Via Bernardino Zenale, 8, 20123 Milano (MI)

I Contitolari hanno stipulato un accordo di contitolarità per disciplinare i propri rapporti e definire il perimetro delle proprie responsabilità con riferimento a tali trattamenti, così come richiesto dallo stesso art. 26 GDPR.

2. Che tipi di dati personali trattiamo, finalità e basi giuridiche del trattamento

2.1 Dati trattati per la gestione del contratto di locazione

Al momento della sottoscrizione del contratto di locazione (il “Contratto di Locazione”) e in vigenza del rapporto contrattuale, i Contitolari potranno effettuare i seguenti trattamenti di Dati Personali:

• Informazioni anagrafiche e di genere;
• Dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono);
• Dati relativi alla situazione reddituale e patrimoniale degli Interessati;
• Dati relativi agli adempimenti, ovvero agli inadempimenti, degli obblighi discendenti dal Contratto di Locazione;
• Dati relativi a coordinate bancarie o postali;
• Informazioni relative ai vostri profili occupazionali;
• Categorie particolari di dati ex art. 9 GDPR (es. informazioni idonee a rivelare lo stato di salute o l’orientamento sessuale dell’interessato o gli orientamenti religiosi o le origini etniche);
• Dati relativi a condanne penali, reati o a connesse a misure di sicurezza.

I. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I Dati Personali sopra descritti saranno trattati per:

• Adempiere agli obblighi contrattuali e precontrattuali e corretta esecuzione del contratto, comprensiva dello scambio di corrispondenza (anche in formato elettronico) e dell’organizzazione di riunioni ed incontri, per fornire assistenza tecnica e per riparare eventuali guasti nonché per adempiere a specifiche richieste degli Interessati. La base giuridica consiste nella necessità di eseguire obblighi contrattuali o precontrattuali derivanti dal processo di selezione ex art. 6 par.1 lett. b) del GDPR. A tal fine, ove non gli Interessati non forniscano tutti o alcuni dei Dati Personali richiesti, i Contitolari non potranno consentirvi di sottoscrivere il Contratto di Locazione né dare esecuzione allo stesso.
• Adempiere ad obblighi di legge connessi a norme civilistiche, fiscali, contabili, disposizioni delle Autorità di Vigilanza, ovvero per dare esecuzione ad obblighi in materia di prevenzione del riciclaggio e di contrasto del finanziamento del terrorismo (es.: raccolta di informazioni dell’Interessato e/o del titolare effettivo, ove esistente, e comunicazione delle stesse in conformità a quanto previsto dalle disposizioni in materia di prevenzione del riciclaggio e di finanziamento del terrorismo). La base giuridica su cui si fondano i trattamenti di dati riferiti in questo paragrafo è costituita dalla necessità di adempiere ad obblighi di legge cui sono soggetti i Contitolari.
• Per quanto riguarda le eventuali categorie particolari di dati personali, essi servono altresì a consentire una ottimale gestione degli spazi comuni nonché la realizzazione e la fornitura da parte dei Contitolari di servizi ad hoc (ad esempio: realizzazione di servizi igienici per disabili). La base giuridica su cui si fondano i relativi trattamenti è il consenso specifico di ciascuno degli Interessati.

II. Fonte dei dati

I Dati Personali oggetto del presente paragrafo vengono forniti direttamente dagli Interessati all’atto della compilazione dei moduli necessari ad addivenire alla sottoscrizione del Contratto di Locazione. Per quanto concerne i Dati Personali relativi a condanne penali, reati e connesse misure di sicurezza o prevenzione, essi possono essere altresì raccolti dai Contitolari da fonti liberamente accessibili al pubblico, di comprovata affidabilità ed autorevolezza, nell’adempimento dei propri obblighi di legge.

Si avvisa che, per necessità di aggiornamento dell’anagrafica, i Contitolari potrebbero nel tempo richiedere nuovamente agli Interessati i Dati Personali aggiornati.

III. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati comuni degli Interessati è necessario e, in mancanza, i Contitolari non potranno sottoscrivere il Contratto di Locazione con gli Interessati.

Il conferimento dei dati relativi a condanne penali e reati è necessario al fine dell’instaurazione del rapporto contrattuale e, in mancanza, non sarà possibile la sottoscrizione del Contratto di Locazione con l’Interessato.

IV Periodo di conservazione

I Dati Personali vengono conservati per un periodo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità per cui gli stessi sono stati raccolti. In ogni caso, tutti i Dati Personali saranno conservati per tutta la durata del Contratto di Locazione ed in ogni caso per un periodo non superiore a 10 (dieci) anni dalla cessazione del Contratto di Locazione, salvo maggior termine necessario ai Contitolari per adempiere ad un obbligo di legge o per difendere un proprio diritto innanzi ad un’autorità giurisdizionale, amministrativa o in altra sede.

Per quanto concerne in particolare i Dati Personali relativi a condanne penali, reati o a connesse a misure di sicurezza, si consideri che in vigenza del Contratto di Locazione, i Contitolari potranno periodicamente rinnovare le verifiche imposte dalla legge, per mantenere le informazioni sempre attuali ed aggiornate.

 

2.2 Dati trattati per l’invio di comunicazioni di servizio

I Contitolari (direttamente o tramite propri partner che li supportano nella gestione delle iniziative di housing sociale) potranno trattare i vostri dati di contatto per l’invio di comunicazioni di servizio che si rendessero necessarie per l’esecuzione del Contratto di Locazione (inclusi servizi correlati e la corretta fruizione degli spazi comuni ad esso connessi), nonché per conformarsi a prescrizioni di legge, regolamenti o discipline o ad ordini delle autorità.

I Dati Personali trattati per la presente finalità saranno conservati sino alla cessazione del Contratto di Locazione.

 

2.3 Dati trattati per l’invio di newsletter e comunicazioni promozionali

Con il vostro specifico consenso, i Contitolari potranno trattare i vostri dati di contatto per l’invio di una newsletter e di altre comunicazioni promozionali relative ad altre attività dei Contitolari nel campo dell’housing sociale.

Il consenso per questo genere di trattamenti è facoltativo e la sua mancanza non inficerà la conclusione del Contratto d’Acquisto.

I Dati Personali trattati per l’invio di newsletter e altre comunicazioni promozionali saranno conservati per un termine massimo di 24 (ventiquattro) mesi a partire dal momento in cui viene prestato il consenso da parte degli Interessati per tale tipo di trattamento. Tale periodo potrebbe essere prolungato nel caso in cui ciò si rendesse necessario per adempiere ad un eventuale obbligo di legge o per difendere un diritto dei Contitolari dinnanzi ad un’autorità giurisdizionale, amministrativa o in altra sede.

2.4 Dati trattati per finalità statistiche

I Contitolari potranno trattare i vostri Dati Personali per finalità statistiche, finalizzate al miglioramento dei progetti di housing sociale realizzati dai Contitolari sia in partnership tra loro che autonomamente.

La base giuridica di tali trattamenti è rappresentata del legittimo interesse dei Contitolari al miglioramento dei propri progetti di housing sociale.

Per la realizzazione delle analisi statistiche, i dati utilizzati vengono anonimizzati in maniera tale da non rendere identificabili i soggetti Interessati cui si riferiscono e onde evitare di divulgare a terzi dati personali degli Interessati.

 

2.5 Utilizzo dell’immagine degli Interessati

Nel corso dell’esecuzione del Contratto di Locazione, i Contitolari potranno realizzare materiale fotografico o video per propri scopi professionali e promozionali connessi alle proprie attività e che, come tali, potrebbero essere pubblicati su siti o canali social ufficiali dei Contitolari, nonché su brochure, dépliant o volantini promozionali.

Non verranno effettuate riprese di nessun genere a soggetti che non abbiano prestato il proprio previo consenso.

In queste occasioni, i Contitolari potranno raccogliere i seguenti Dati Personali riferiti agli Interessati:

• Il ritratto e in particolare le caratteristiche fisiche che siano desumibili dal ritratto medesimo (“Immagine”);
• Informazioni anagrafiche (nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza) che gli Interessati ci forniscono nel momento in cui autorizzano i Contitolari ad utilizzare la propria immagine per la realizzazione di video;
• Dati di contatto (indirizzo e-mail) che gli Interessati ci forniscono nel momento in cui autorizzano i Contitolari ad utilizzare la propria immagine per la realizzazione di video.

I Dati Personali degli Interessati, associati alla loro immagine, sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità per cui gli stessi sono raccolti, a meno che ciò non sia necessario per l’adempimento di un obbligo di legge ovvero per l’esercizio dei diritti dei Contitolari dinnanzi ad un’autorità giurisdizionale, amministrativa, regolamentare o di altro tipo.

I Contitolari eseguono periodicamente una verifica relativa all’utilità o all’obsolescenza dei Dati Personali, nel pieno rispetto dei principi di “minimizzazione dei dati”, “limitazione delle finalità” e “limitazione della conservazione” e degli altri principi generali del trattamento di cui all’art. 5 del GDPR.

3. Modalità del trattamento

I Dati Personali degli Interessati saranno trattati attraverso strumenti informatici, telematici e/o cartacei nel rispetto dei principi di correttezza, liceità, trasparenza, esattezza, integrità, minimizzazione dei dati e limitazione delle finalità e della conservazione, nonché in accordo con quanto previsto dal GDPR e dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, nonché con l’adozione di adeguate misure di sicurezza.

4. A chi possono essere comunicati i Dati Personali degli Interessati

Nel perseguimento delle finalità riportate nella presente Informativa, i dati personali degli Interessati potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:

1. soggetti partner dei Contitolari nello sviluppo, nella promozione, selezione, accompagnamento e start up della comunità nonché nella diffusione dell’Iniziativa Housing Sociale o indagini di gradimento del progetto (gestori sociali, property manager, advisor tecnici sociali);
2. soggetti che svolgono, per conto dei Contitolari o in favore degli stessi, compiti e servizi di natura tecnica e di assistenza o consulenza, anche professionale (a titolo esemplificativo e non esaustivo, società di revisione contabili, esperti indipendenti e valutatori, advisor tecnici sociali, gestori sociali, gestori immobiliari, manutentori, mediatori immobiliari, mediatori creditizi, etc.);
3. Soggetti terzi che svolgono, per conto dei Contitolari o in favore degli stessi, compiti e servizi di natura tecnica e di assistenza o consulenza, anche professionale (a titolo esemplificativo e non esaustivo, società che offrono servizi finalizzati all’adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela ex D.Lgs 231/2007, revisione contabili, esperti indipendenti e valutatori, gestori immobiliari, property/facility manager, manutentori, mediatori immobiliari, mediatori creditizi, etc.);
4. Professionisti e fornitori di beni e servizi per conto dei Contitolari;
5. Controparti contrattuali dei Contitolari o di terzi, per consentire l’esecuzione dei contratti stessi nel perseguimento dei legittimi interessi commerciali e/o obblighi di legge in capo ai Contitolari e/o alle relative controparti;
6. Sindaci di REDO e relativi organismi di controllo, così come i componenti degli organi di FHS, nell’ambito dei diritti ad essi spettanti;
7. Organi centrali e periferici della Pubblica Amministrazione;
8. Enti locali e loro organi periferici;
9. Autorità ed Organi di vigilanza e di controllo;
10. UIF, Autorità Giudiziarie e Autorità di Pubblica Sicurezza, in ottemperanza agli obblighi di legge, ovvero per consentirci di agire a tutela dei nostri diritti di fronte alle Autorità competenti;
11. Nel contesto di operazioni straordinarie, tra cui operazioni di fusione/acquisizione. Nel contesto dello sviluppo della propria attività, REDO potrebbe vendere, acquistare o trasferire beni aziendali. Nell’ambito di tali operazioni, i Dati Personali potranno essere trasferiti a soggetti terzi, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile;
12. Partner dei Contitolari che potrebbero utilizzare i vostri dati per proprie finalità autonome, solo ove i relativi trattamenti siano fondati su un legittimo interesse di tali partner o di terzi.

I soggetti appartenenti alle categorie sopra menzionate a cui i Dati Personali saranno comunicati potranno trattare gli stessi dati personali in qualità di autonomi titolari del trattamento, contitolari del trattamento o responsabili del trattamento, a seconda degli specifici accordi in essere tra gli stessi e i Contitolari. I responsabili del trattamento potranno, a loro volta, avvalersi di soggetti sub responsabili del trattamento, i quali seguiranno i medesimi principi, vincoli e responsabilità gravanti in capo al responsabile del trattamento

Gli Interessati potranno richiedere l’identità e i dati di contatto dei soggetti a cui i Dati Personali vengono comunicati contattandoci come indicato nel paragrafo “Come contattarci”.

5. Come proteggiamo i dati personali degli Interessati

Il trattamento e la conservazione dei Dati Personali avverranno secondo le modalità e con gli strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza degli stessi, in conformità di quanto previsto dal GDPR. In particolare, saranno adottate adeguate misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza, consentendo l’accesso alle sole persone incaricate del trattamento da parte del titolare del trattamento o dei responsabili designati dal titolare.

6. Trasferimento dei dati al di fuori del SEE

Laddove i Dati Personali degli Interessati dovessero essere trattati in un Paese al di fuori dallo Spazio Economico Europeo (SEE), i Contitolari assicurano l’adozione di precauzioni appropriate per garantire che i Suoi Dati Personali siano protetti adeguatamente e conformemente ai livelli di tutela garantiti dalla normativa UE, applicando una delle misure di salvaguardia previste dagli artt. 44-50 del GDPR.

7. Quali sono i diritti degli Interessati e come esercitarli

In conformità con la normativa applicabile, ed in particolare con quanto stabilito dal Regolamento, i vostri diritti in relazione ai Dati Personali che trattiamo ai sensi della presente Informativa sono i seguenti:

• Accesso: potete ottenere informazioni a proposito del trattamento dei vostri dati personali ed una copia di tali dati personali;
• Rettifica: laddove voi riteniate che i vostri dati personali siano inaccurati o incompleti, potrete chiedere che tali dati siano rettificati o modificati seguendo le vostre istruzioni;
• Cancellazione: fatti salvi i casi previsti dalla normativa applicabile, avete il diritto di chiedere la cancellazione dei vostri Dati Personali, quando: (i) i dati non siano più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti e trattati; (ii) revochiate il vostro consenso al trattamento; (iii) vi opponiate al trattamento per finalità di marketing diretto o al trattamento effettuato per perseguire altre finalità e non sussistono motivi legittimi prevalenti per proseguire con il trattamento; (iv) i vostri dati siano trattati illecitamente; (v) la cancellazione sia imposta dalla legge;
• Limitazione: potete richiedere la limitazione del trattamento dei vostri dati personali;
• Opposizione: in conformità con quanto previsto dall’art. 21 del Regolamento, avete il diritto ad opporvi al trattamento dei vostri Dati Personali in qualsiasi momento in relazione alla vostra particolare situazione. Ricevuta l’opposizione, i Contitolari proseguiranno con il trattamento solo se vi siano motivi legittimi e cogenti dimostrabili che prevalgano sui vostri diritti, interessi e libertà; Il vostro diritto ad opporvi a trattamenti effettuati per finalità di marketing diretto è assoluto ed esercitabile in qualsiasi momento nelle modalità indicate nella sezione “Come contattarci”. La vostra opposizione a trattamenti effettuati attraverso strumenti automatizzati è valida altresì per i trattamenti posti in essere con strumenti tradizionali.
• Revoca del consenso: nel caso in cui il trattamento dei vostri dati personali si basi sul consenso avete il diritto di revocare il vostro consenso in qualsiasi momento;

Portabilità dei dati: ove il trattamento sia basato sul consenso, avete il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati Personali che ci avete fornito e, laddove ciò sia tecnicamente fattibile, alla trasmissione in sicurezza dei vostri dati personali ad un altro titolare del trattamento.

8. Come contattarci

Per esercitare i loro diritti e per qualsiasi domanda o chiarimento su come i loro dati personali sono trattati ed utilizzati ai sensi di questa Informativa, gli Interessati possono contattare

• REDO all’indirizzo e-mail privacy@redosgr.it
• FHS all’indirizzo e-mail privacy@fhs.it
• il DPO di FHS all’indirizzo e-mail dpo@fhs.it
• il DPO di REDO all’indirizzo e-mail dpo@redosgr.it

Nel caso in cui decidano di contattare i Contitolari, tutti i dati che gli Interessati forniranno saranno trattati esclusivamente al fine di dare un pronto riscontro e per garantire la corretta gestione delle richieste degli Interessati.

 

9. Tutela dei diritti degli interessati

A tutela dei propri diritti e a protezione dei propri dati personali gli Interessati potranno, in qualsiasi momento, decidere di proporre reclamo all’autorità di controllo competente, vale a dire il Garante per la Protezione dei Dati Personali (tel. +39 06.696771, indirizzo e-mail: garante@gpdp.it o urp@gpdp.it) o di esperire un’azione avanti ai competenti organi giurisdizionali nazionali.

 

10. Modifiche alla presente Informativa

Questa Informativa è soggetta a periodico aggiornamento. A tal fine, è riportata l’ultima data di aggiornamento all’inizio della Informativa.

Qualunque modifica che incida sostanzialmente sul trattamento dei dati personali, verrà comunicata agli Interessati attraverso gli appositi canali, sempre in modo da garantir loro l’effettiva conoscenza delle modalità del trattamento, nell’ottica di una piena trasparenza del trattamento stesso e di una piena e adeguata tutela dei diritti degli Interessati.